教程 · 办公自动化

会议纪要没人看:只留结论和三列待办

用结论、待办、风险三段式记录会议,让每条待办都有负责人、时间和交付物。

办公自动化入门
前置:需要为一场多人会议做记录,会后要推动事项落地。
材料:会议议程、纪要模板、日历或任务工具、参会名单

步骤

1. 会前先定模板

模板只留三块:结论、待办、风险与待定;会前发到群里,让大家知道记录格式,会上就不需要反复解释,模板越短越有人填。

2. 只记决定不记过程

讨论过程用一句话带过,重点记最终决定了什么、谁提出的反对意见;逐字记录既慢又没人回看,会后按结论推进。

3. 待办写成三要素

每条待办写清负责人、截止时间和交付物,例如周三前给出两版海报;只写跟进一下,等于没有待办,写不清就当场确认。

4. 会后两小时内发出

趁大家记忆还新的时候发出纪要,并在群里@相关负责人确认;隔天再发,很多人已经不记得讨论细节,发出后等对方回执。

5. 下次会前先回顾

下会开始前用两分钟过一遍上次待办的完成情况,未完成的说明原因;没有回顾机制,纪要就只是一份文档,未完成项要追问原因。

做完检查

常见错误

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