教程 · 办公自动化
一百份通知逐个改名字：邮件合并批量生成 Word
用 Excel 数据源和 Word 邮件合并批量生成个性化文档，避免逐份复制粘贴出错。
前置：有一份 Excel 名单和一份 Word 模板，需要生成多份带姓名信息的文档。
材料：Excel 名单、Word 模板、邮件合并功能、PDF 导出工具
材料：Excel 名单、Word 模板、邮件合并功能、PDF 导出工具
步骤
1. 把数据整理成一维表
Excel 第一行是字段名，下面每行一条记录，不要合并单元格也不要留空行；合并单元格会让合并结果错位。
2. 在 Word 里插入占位符
用邮件合并的插入合并域功能放姓名、金额、日期等字段，字段名必须和 Excel 表头完全一致；手打占位符不会生效。
3. 先预览三条记录
用预览功能切换三条不同记录，检查字段位置、空格和标点；直接生成几百份再发现错位，返工成本很高，重点看空字段。
4. 处理空值和格式
空字段会留下空白或显示异常，用规则跳过空行或补默认值；金额和日期在 Excel 里先设好格式，合并后不容易乱。
5. 生成后抽检并归档
生成新文档后抽查首条、中间和末条，核对姓名与内容是否对应；按姓名命名或导出 PDF，方便分发和留档。
做完检查
- 生成的份数与名单行数一致
- 姓名、金额等字段没有错位
- 空值记录已按规则处理
常见错误
- Excel 里有合并单元格，数据错行
- 手动输入字段名，和表头不一致
- 不预览直接生成几百份
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